Minden rosszban van valami jó. A koronavírus-járvány rákényszerített minden számítógéppel dolgozót arra, hogy lehetőségei szerint otthonról végezze a munkáját.
A napokban két egymásnak látszólag ellentmondó hír jelent meg a szaksajtóban. Míg a Twitter azt jelentette be, hogy a Covid–19-járvány vége után is engedélyezi a dolgozóinak az otthoni munkavégzést, az Apple visszarendel mindenkit az irodába. A téma egyébként nem újkeletű. Az IBM korábban engedélyezte a home office-t, aztán mégis megtiltotta.
A tisztánlátás kedvéért meg kell jegyezni, hogy az otthoni munkavégzés (home office, honosodóban hómofisz [továbbiakban HO]) nem feltétlenül azonos a távmunkával (telecommuting, teleworking). Ugyanis távmunka nemcsak az otthonról végzett, hanem a teleházban, mobil irodában, sőt indiai vagy angolai alvállalkozókkal végeztetett irodai vagy fejlesztői tevékenység is.
A vizsgálatunk tárgyai nyilvánvalóan azok az irodai tevékenységek, amelyeket egyáltalán el lehet otthon végezni. Példánknál maradva: a Twitter szoftverfejlesztését lehet, az óriási laboratóriumi apparátust igénylő hardverfejlesztést az Apple-nél viszont nem.
A HO és felhasználói élmény
Mindenekelőtt szögezzük le, hogy az otthoni munkavégzés lehetősége talán a legvonzóbb munkáltatói juttatás, olykor még a fizetésnél is fontosabbnak tartják a munkavállalók. A kényelem, a megszokott, zavartalan környezet, már ha az, jóval alkalmasabb az elmélyülésre, mint a csevegéssel, pletykákkal teli zajongó iroda. Lehetőség szerint még a megrögzött bejárók is visszavonulnak, ha intenzív alkotómunkát végeznek. A rugalmasabb időbeosztás kétségtelenül csábító, ugyanakkor a nagyobb szabadság nagyobb akaraterőt is igényel a kísértések elkerüléséhez. A kísértések spektrumának egyik szélén az ellenőrzöttebb munkarend hiánya miatti szétfolyás, a másik szélén pedig a határtalan túlórázás fenyeget. A család egyrészről erősebb érzelmi támogatást biztosít, de zavaró tényezőket is jelenthetnek a gyerekek vagy a be-beeső háztartási munka. Ugyanakkor az otthon lehet magányosabb, bántóan ingerszegény környezet is. Nyomasztó lehet a félelem, hogy az ember valami fontosból kimarad (fear of missing out, FOMO) az otthoni egyedüllétben. Ezt az sem kompenzálhatja, ha könnyebb az otthoni munka közben edzőgyakorlatokat végezni. Paradox módon szinte mindenki arra panaszkodik, hogy a járvány miatti HO óta többet dolgozik, mint az irodában.
A HO és az üzemgazdaságosság
Egyértelmű előnye az otthoni munkavégzésnek, hogy nem megy kárba az öltözködési, sminkelési és főleg az utazási idő, amit legfeljebb a hangoskönyvek vagy podcastok hallgatása tehet némileg hasznossá, hacsak az ember nem dolgozik a vonaton. A vállalat részére további előny, hogy az otthonról dolgozók számára nem kell irodai infrastruktúrát fenntartani, ami alacsonyabb költségszintet jelent. Tudott, hogy az egyik nagy infokommunikációs vállalatnál messze nincsen annyi asztal, ahány munkatárs. Aki benn van, odatolja a rollboyt egy éppen üres asztalhoz, és a hordozható eszköztárával végzi a munkáját. Ritkán hallani viszont arról, hogy a vállalatok kompenzálnák a valamelyest megemelkedett otthoni infrastrukturális költségeket (villany, fűtés stb.).
Munkaadói oldalról a legnagyobb félelem, hogy a munkavállaló nincs szem előtt, és az ellenőrizetlen helyzetben lazul a munkafegyelem. E kétségtelenül valós veszély kezelésére módszertani és technikai eszközök állnak rendelkezésre. Ilyen eszköz a KPI-k (key performance indicator) alkalmazása, mint például az egyes feladatokhoz felhasznált idő mérése (time/task tracking), naplózása és rendszeres elemzése egy komplex projektmenedzsment- és munkafolyamat-irányító rendszer keretében. Jóval inkább behatol a munkavállaló életébe az otthoni számítógépen folyó (vagy nem folyó) tevékenységek figyelése, naplózása és elemzése képernyőképek sűrű és rendszeres letöltésével vagy akár komplett kémprogramok üzemeltetésével (employee supervision, ami az USA-ban legális, az EU-ban inkább nem, illetve nagyon korlátozottan).
A HO és az informatikai infrastruktúra
Az otthoni munkavégzéshez nyilvánvalóan a bentivel összemérhető felszerelés szükséges, ami távolról sem áll mindenhol rendelkezésre. Szükséges a megfelelő számítógép, a szolgáltató által biztosított megfelelő sávszélességű internetkapcsolat, és ideális esetben otthoni hálózat, ahol a család több tagja is igényel távoli elérhetőséget. Szükségesek a rendszeres mentések az üzletfolytonosság biztosításához, valamint az eszközök interoperabilitása.
Ma magától értetődőnek vesszük, de pár éve még egyáltalán nem volt az, hogy a csoportmunkaeszközök szinte rendületlenül rendelkezésre állnak a felhőben, mint az MS TEAMS, a Google Meet, a Zoom stb.
A HO és információbiztonság
Az elektronikus kapcsolat mindenképpen rejt magában veszélyeket. A szokásos adatforgalmon túl a „nem telefontéma” ügyek is a kibertéren át mozognak, ami lehetőséget biztosít arra, hogy illetéktelenek vagy nemkívánatosak is hozzájussanak kényes tartalmakhoz. Emberi hanyagság miatti adatszivárgás következhet be nem utolsósorban azért, mert a vállalati vagy szervezeti tulajdonú eszközöket privát célra is használják, nemkülönben a privát eszközöket (BYOD) kapcsolják rá a céges hálózatra. Melyik szülő nem élte meg, hogy a gyermeke játék közben fertőzött állományokat tölt a papától, mamától kölcsönbe kapott gépre?
A járvány alatt egyes államigazgatási folyamatok teljesen leálltak, mert a bizalmas alkalmazások távolról, azaz nem magából a védett irodából elérhetetlenek voltak.
Meg kell állapítani, hogy az emberi restség és a megfelelő képzettség hiánya miatt az egyébként jól működő titkosítási eszközök és módszerek messze nem terjedtek el eléggé.
A HO és a környezetvédelem
Nem igényel bizonyítást, hogy a kevesebb utazás kevesebb légszennyeződést okoz. Igaz, a házhoz szállítások viszont többet – és valószínűleg több nehezen lebomló csomagolóanyagot is. A tisztább levegőn kívül egészségmegóvó a közlekedési stressz elkerülése. Nőhet a stressz viszont az iskolából otthon ragadt gyerekek vagy a nagyon szűk helyre összezsúfolódott családtagok miatt. A normális élet visszaálltával ezek a faktorok feltételezhetően csökkennek, így a HO lényegéhez nem feltétlenül kapcsolódnak.
A HO és a szervezeten belüli kommunikáció
A HO egyértelmű előnye, hogy a direkt kommunikációs csatorna mindenkihez azonnal elér, azaz mindenki egyformán elérhető rangtól és beosztástól függetlenül, hacsak nem beszél éppen mással. Az ilyen értelemben lapos szervezeti struktúra növeli a működés hatékonyságát.
A munkáltatók be tudnak vonni olyanokat is, akik máskülönben nem tudnak bejárni, de munkavégzésre egyébként alkalmasak, a munkára emberi és egzisztenciális okokból igényt tartanak (kismamák, mozgáskorlátozottak, földrajzilag nehezebben megközelíthető helyen élők stb.). Ugyanakkor a továbbképzésük nehezebben biztosítható a távolból a személyes megjelenés híján.
E sorok íróját régen megkérdezte egy nagy bank vezetője, hogy az – akkor nagyon divatos – informatikai erőforrás-kihelyezés (IT oursourcing) jó dolog-e. A dodonai válaszom az volt, hogy a jó outsourcing jó dolog, a rossz outsourcing rossz dolog. Talán ez igaz a HO-ba kiszorult kommunikációra is. Ahol a munkafolyamatok (workflow) szervezettek, amúgy gépi úton részben automatizáltak, ott a HO akár előnyt is jelenthet bizonyos határokon belül. Ahol a folyamatok kevésbé szabályozottak, ott a fizikai közelség hiánya alighanem nehézségeket okoz.
Hogyan tovább?
A szemlélet változik. A számos felmérésből és jóslatból talán érdemes Gartner tanulmányát idézni, amely szerint a dolgozók 41%-a otthonról folytatja munkáját a járvány után is. Ahogy az e-mail vagy csevegő platform halvány leképezését adja a telefonhívásnak – már csak az intonáció kiesése miatt is –, úgy a Skype vagy TEAMS sem pótolja a személyes kontaktust, amiről sem a szervezetek vezetése, sem pedig a munkavállalók többsége nem kíván teljesen lemondani. Hiszen – némi öniróniával élve – a kötelességen túl mi is pótolhatná a zaftos pletykákat a kantinban, a flörtölést a dohányzósarokban vagy éppen a lazítást, amikor a nap fáradalmait egy sörrel öblítik le munka után a közeli kocsmában, ahol amúgy is a legfontosabb üzleti döntések születnek?
